چاپ فاکتور

•	فاکتور چیست ؟ 
فاکتور یک سند تجاری است که توسط فروشنده برای خریدار صادر شده است و محصولات و مقادیر و قیمت های توافق شده برای محصولات و خدمات که توسط فروشنده برای خریدار فراهم شده را ثابت می‌کند. از دید فروشنده این یک فاکتور فروش است. از دید خریدار این یک فاکتور خرید است. پس نشان می‌دهد که خریدار باید مبلغ توافق شده را به فروشنده بپردازد. وقتی گفته می‌شود «ما برای آن‌ها فاکتور صادر کردیم» یعنی «آن‌ها به ما پولی بدهکارند»؛ برعکس وقتی گفته می‌شود «آن‌ها برای ما فاکتور صادر کردند» یعنی «ما به آن‌ها پولی بدهکاریم . 
در فرهنگ لغت معین از فاکتور تعریف برگه ای حاوی فهرست و قیمت اجناس فروخته شده که فروشنده به خریدار ارائه می کند، صورت حساب و یا برگ خرید آورده شده است.
•	پیش فاکتور چیست ؟
عبارت است ار سیاهه خریدی که فروشنده از مبدأ به عنوان پیشنهاد فروش یا تعین ارزش کالا یا خدمات و شرایط فروش با تعیین مدت اعتبار به درخواست خریدار و به نام وی صادر می‌نماید که باید به تأیید مرکز تهیه و توزیع مربوطه برسد.

•	چگونه یک فاکتور بسازیم ؟
صدور فاکتور علاوه بر اینکه اعتماد مشتری را جلب می کند در وجهه کسب و کار و تقویت نام و برند فروشنده بسیار موثر است. به صورت کلی درست کردن فاکتور را به دو روش سنتی و مدرن می توان تقسیم کرد.
** روش سنتی
فاکتورهای کاغذی که معمولا قبلا چاپ شده اند و توسط فروشنده با ابزاری مثل خودکار نوشته می شوند.
** روش مدرن
ایجاد فاکتور از طریق یک ابزار الکترونیکی و رایانه. برخی صندوق های فروش فروشگاهی عملیات صدور فاکتور را انجام می دهند که اغلب در فروشگاه های زنجیره ای استفاده می شود. اما صدور فاکتور از طریق رایانه و حتی اپلیکیشن موبایل برای تمام فروشندگان اعم از فروشگاه های فیزیکی و یا حتی فریلنسر ها قابل استفاده هستند.
** فاکتور الکترونیکی
استفاده از نرم افزارهای آفلاین مثل حسابداری هلو مدتها است که رواج دارد اما این نرم افزارها معمولا مملو از پیچیدگی های حسابداری هستند و کار کردن با آنها حوصله و تخصص لازم را می طلبد.


روش های صدور فاکتور از طریق رایانه :
- ساخت در اکسل!
- طراحی در فتوشاپ!!
- نرم افزارهای آفلاین صدور
- سرویس های آنلاین
•	ساخت در اکسل: 
ساختن فاکتور در اکسل شاید اولین راهی است که به ذهن هر کاربر رایانه می رسد و نمونه های ساخته شده در اکسل در اینترنت به راحتی پیدا می شود، اما اگر بخواهیم جدا از مزیت های محاسباتی ایجاد فاکتور در اکسل به موضوع خروجی ظاهری و راحتی کار با نرم افزار و ... بپردازیم صدور فاکتور از طریق اکسل کار راحتی نیست و معمولا نتیجه یک فاکتور ساده و بی روح است.
•	طراحی در فتوشاپ :
افرادی که به ظاهر فاکتور اهمیت می دهند ترجیح می دهند فاکتور را طراحی کنند! نرم افزاری های گرافیکی مثل فتوشاپ و دانلود طرح های لایه باز فاکتور از اینترنت از روش های مرسوم این گروه است که پر واضح است که بزرگترین مشکل این روش تلف شدن وقت و اشتباهات محاسباتی در اعداد و ارقام است و علاوه بر این صدور فاکتور به این روش نیاز به تخصص در نرم افزارهای گرافیکی مثل فتوشاپ دارد.
•	نرم افزار های آفلاین :
استفاده از نرم افزارهای صدور فاکتور که معمولا در دل یک نرم افزار حسابداری گنجانده شده است شاید متداول ترین روش است اما بزرگترین مشکل آن پیچیدگی های حسابداری این نرم افزار ها و دسترسی به آرشیو فاکتور ها است زیرا حتما باید به رایانه ای که این نرم افزار بروی آن نصب شده دسترسی داشت و در صورت هرگونه مشکل برای این رایانه ممکن است کل سابقه مالی از بین برود.
•	سرویس های آنلاین  :
امروزه همه چیز به سرعت به سمت آنلاین شدن پیش می رود و صدور فاکتور هم از این مقوله جدا نیست و حالا شاید راحت ترین روش صدور فاکتور استفاده از سرویس های فاکتور آنلاین است چرا که علاوه بر هزینه کمتر آنها نسبت به خرید نرم افزارهای حسابداری آفلاین، دسترسی خیلی بهتری را برای فروشنده بروی ابزارهای مختلف مثل تلفن همراه، تبلت، لپ تاپ و ... فراهم می کند.
•	ظهور فینتک :
تلفیق فناوری و امور مالی واژه جدیدی به نام فینتک که به فارسی فناوری مالی ترجمه می شود را پدید آورده است. استارتاپ های فینتک نسل جدید خدمات مالی را در زمینه صدور فاکتور بوجود آورده اند و با درهم آمیختن ابزارها و امکانات فضای آنلاین موجب دگرگونی و رشد بیشتر این ابزارها شده اند. سرویس های جدید صدور به صورت آنلاین کار می کنند و دسترسی به آنها از طریق ابزارهای مختلفی که به اینترنت متصل می شوند به راحتی انجام می شود. امکان پرداخت آنلاین و دریافت پول به صورت الکترونیکی و حذف فاکتورهای کاغذی و ارسال الکترونیکی از طریق ایمیل و پیامک و حتی پیام رسان ها نظیر تلگرام، را شاید بتوانیم بزرگترین تحول ابزارهای صدور فاکتور بدانیم.
•	جمع بندی
صدور فاکتور هم مانند چیزهای دیگر به سمت ساده شدن پیش می رود هم در ابزارها و هم در مفهوم، کسب و کارهای نوپا و جدید دیگر به دنبال نرم افزارهای پیچیده حسابداری نیستند و سادگی و دسترسی آنلاین حرف اول را می زند.
•	هفت ویژگی یک فاکتور حرفه‌ای برای همه مشاغل
فاکتور آنلاین به همان میزان که می‌تواند روند ارسال و پیگیری و وصول مطالبات را آسان و سریع کند، اعتبار کسب‌وکار شما را نیز ارتقاء می‌دهد چراکه پرداخت به‌موقع فاکتورها – چه آنلاین و چه عادی- می‌تواند رونق کسب‌وکارتان باشد. فاکتور تنها یک رسید ساده که قیمت کل در انتهای آن نوشته می‌شود، نیست! بلکه سندی حرفه‌ای است که عملیات فروش یا حتی خداحافظی شما با مشتری را نشان می‌دهد. هرچقدر این خداحافظی حرفه‌ای‌تر و اصولی‌تر باشد، قطعاً نام تجاری شما ماندگارتر خواهد شد. ممکن است با خود بگویید که مگر فاکتور چیزی غیر از همان فرمت تأییدشدهٔ وزارت دارایی است؟ فاکتور مدرن و حرفه‌ای، دیگر چیست؟
حقیقت این است که در پسِ تولید و طراحی فاکتور، تلفیقی از علم و هنر نهفته است که می‌تواند با سبک خاص خود مصرف‌کننده را نسبت به خدمات شما مشتاق‌تر کند. شاید اگر بخواهیم نمونه‌ای از این تعریف بیاوریم، بهتر است به صدور و ارسال آنلاین برای مشتریان اشاره کنیم. در ادامه هفت ویژگی‌ فاکتور که می‌تواند برندینگی برای کسب‌وکار شما تلقی شود را معرفی می‌کنیم .
1-	اطلاعات تماس خود را دقیق بنویسید
ممکن است مشتری که فاکتور شما را دریافت می‌کند، بنا به هر دلیلی بخواهد با شما تماس بگیرد. ممکن است سؤالی دربارهٔ شرح یا نحوهٔ پرداخت یا شرایط و ضوابط داشته باشد؛ بنابراین لازم است که اطلاعات دقیق و کاملی در اختیار او قرار دهید. شمارهٔ تماس، ایمیل، نشانی کامل پستی و حتی زمان‌های برقراری تماس نیز می‌تواند در این بخش قرار گیرد. این بخش بسیار مهمی است که غالباً در فاکتورهای آنلاین فراموش می‌شود و یا تنها با ذکر آدرس سایت، فاکتور برای خریدار ارسال می‌شود.
2-	کد سفارش یا کد کالا و خدمات را درج کنید
بسیاری از کسب‌وکارها این اشتباه را مرتکب می‌شوند که اصلاً به کد خدمات یا محصول درج‌شده توجه نمی‌کنند. این اتفاق سرآغاز مشکلات است. شما باید توضیح صحیح و دقیقی دربارهٔ نوع خدمات و محصولات خود، به مشتری ارائه دهید. این توضیح می‌تواند در یک کد خلاصه شود. سعی کنید سردرگمی خریدار را کم و کمتر کنید. به‌جای آنکه برای ارتباطات بعدی ساعت‌ها وقت بگذارید، خدمات خود را دسته‌بندی و تعریف کنید و برای هریک از آن‌ها کدی اختصاص دهید. این کد به‌عنوان مرجعی ساده در پروسهٔ عقد قرارداد و صدور فاکتور نهایی به شما و مشتری کمک می‌کند تا آنچه انجام می‌دهید و به دست می‌آورند شفاف، پذیرفتنی و مستمر باشد.
.
3-	فاکتور را حرفه‌ای پیگیری کنید
نحوهٔ پیگیری شما یا همکارانتان پس از صدور فاکتور یا پیش از آن بسیار مهم است. شاید بگویید بهتر است از افرادی در این بخش استفاده کنم که روابط عمومی قوی دارند و می‌دانند چطور و با چه زبانی با مشتری صحبت کنند. بله به‌هرحال این یک امتیاز ارزشمند برای کسب‌وکار شماست؛ اما ما در بحث صدور و مدیریت بر آن بخشی تأکید داریم که پیگیری را هوشمندتر، آسان‌تر و دقیق‌تر از نیروی انسانی انجام می‌دهد. اگر روزانه حجم زیادی فاکتور صادر می‌کنید، روش‌های سنتی جواب نمی‌دهد. شما باید بتوانید در لحظه از تعداد فاکتورهای در انتظار پرداخت و پرداخت‌شده مطلع شوید. این توانایی به شما کمک می‌کند که تصمیم‌های دقیق‌تری برای کسب‌وکار خود داشته باشید. داشبوردهای صدور و آرشیو فاکتور آنلاین ارتباط با مشتریان و پیگیری‌های بعدی را ساده و مدرن می‌کند و تصمیمات و نظارت شما را از روند وصول مطالبات دقیق‌تر می‌نماید.
4-	یادداشت، در فاکتور اضافه نیست، بلکه اثربخش است
ممکن است احساس کنید که نوشتن برخی توضیحات و یادداشت‌ها در فاکتور اضافه است و خریدار به آن توجهی نخواهد کرد؛ اما اصلاً این‌طور نیست. شما باید در یک سند علاوه بر دریافت پول از مشتری، او را به خود وفادار کنید؛ بنابراین بهتر است به‌جای ادبیات خشک رایج فاکتورها، از عبارت، کلمات ساده و تعاملی استفاده کنید. آوردن برخی از تخفیفات فعلی و آیندهٔ خود، همچنین ذکر امتیاز خوش‌حسابی یا خرید مجدد، می‌تواند مشتری را همراه و وفادار کند. مأموریت کلی کسب‌وکار شما باید بر ایجاد ارتباط مؤثر با کاربر و خریدار متمرکز باشد. این ارتباط باید چه در بخش معرفی، چه در مرحلهٔ فروش و چه در خداحافظی پیوسته رعایت شود.
5-	برندینگ فرای درج لوگو در فاکتور است
ابداً نمی‌خواهیم بگوییم که لوگوی شرکت شما بی‌اهمیت است. بلکه می‌خواهیم بگوییم فقط درج لوگو نیست که ضروری است. شما باید به نوع قالب، نحوهٔ طراحی، رنگ‌بندی، شعار یا عبارات اصلی و نهایتاً هویت تجاری خود در صدور فاکتور نیز دقت کنید. از کنار این عناصر کوچک اما اثربخش، به‌سادگی نگذرید. گسترش پیام تجاری، افزایش تعامل مشتریان و فروش شما، با همین اشکال به‌ظاهر ساده، اما مهم، رقم می‌خورد.
6-	توضیحات دقیق محصول ، مشتری را راضی می‌کند
حتماً از مشتریانتان شنیده‌اید که: «این شرح فاکتوری که نوشتید دقیقاً یعنی چه؟» این سؤال یک مشتری علاقه‌مند به خدمات شماست؛ چون ممکن است همان توضیحات مبهم، مشتری دیگری را به‌کل از شما دور کند. مشتری باید درک دقیقی از ماهیت خرید خود داشته باشد: از اندازه، تعداد و شرایط آن؛ مانند تخفیف مالیات متعلقه و نظایر آن. دانایی شرط اول در معامله است. پس لطفاً این مسئله را در صدور فاکتور آنلاین لحاظ کنید. صحت و دقت در نگارش توضیحات محصول یا خدمات در فاکتور، درواقع کاهش اختلافات و سهولت پرداخت و پیگیری را به همراه دارد.
7-	پرداخت را برای خریدار آسان کنید
هدف اصلی فاکتور دریافت پول از مشتری است. کسب‌وکار شما با همان دقایقی می‌گذرد که خریدار اراده می‌کند از شما خرید کرده و در ازای آن وجهی را پرداخت کند. شما تلاش می‌کنید که همه‌چیز ساده و راحت در اختیار مشتری قرار گیرد؛ اما اگر پلهٔ آخر (دریافت پول) سخت شود، مطمئن باشید که تمامی کارهایی که انجام داده‌اید، بی‌نتیجه می‌شود. یکی از مزایای خرید آنلاین، فاکتور آنلاین یا هر معامله‌ای در بستر آنلاین، سهولت در پرداخت است. کاربر با یک کلیک می‌تواند وجه را انتقال دهد. شاید به نظرتان بسیار سخت و پردردسر باشد؛ چون می‌بایست برای داشتن یک درگاه اینترنتی که مشتری بتواند مبلغی به حسابتان واریز کند، پروسه‌های قانونی و بانکی زیادی را طی کنید.